Giải pháp bộ đàm cho khách sạn 5 sao Pao’s Sapa Leisure Hotel

Đối với một khách sạn 5 sao, tốc độ phối hợp giữa lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, an ninh hay F&B ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách lưu trú. Chỉ một yêu cầu xử lý chậm vài phút cũng có thể kéo dài thời gian check-in, chậm khắc phục sự cố hoặc ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Với đặc thù nằm trên sườn đồi tại Sa Pa, kiến trúc nhiều tầng lệch cốt cùng hệ thống dịch vụ trải rộng, Pao’s Sapa Leisure Hotel đặt ra bài toán không đơn giản về liên lạc nội bộ. Để đáp ứng nhu cầu vận hành ngày càng lớn, khách sạn tiếp tục lựa chọn Vietnam Telecom bổ sung và mở rộng hệ thống bộ đàm Motorola, đảm bảo kết nối ổn định giữa các bộ phận trong mọi tình huống vận hành.

Bài toán vận hành của khách sạn 223 phòng

Pao’s Sapa Leisure Hotel sở hữu 223 phòng nghỉ cùng hệ thống nhà hàng, khu hội nghị, spa, hồ bơi và nhiều khu vực dịch vụ phân bố theo địa hình sườn đồi. Hơn 200 nhân sự làm việc theo nhiều ca, thuộc các bộ phận Lễ tân, Buồng phòng, Hành lý, Kỹ thuật, An ninh và F&B.

Với quy mô này, mỗi ngày khách sạn phải xử lý đồng thời nhiều yêu cầu như cập nhật trạng thái phòng, hỗ trợ hành lý, điều phối nhân sự, khắc phục sự cố kỹ thuật và phục vụ hội nghị, sự kiện. Bộ đàm vì thế giữ vai trò kết nối các bộ phận theo thời gian thực, giúp thông tin được chuyển nhanh đến đúng người phụ trách.

Chỉ một yêu cầu từ Lễ tân đến Buồng phòng bị chậm cũng có thể kéo dài thời gian nhận phòng của khách. Tương tự, nếu bộ phận Hành lý không liên hệ kịp với Kỹ thuật, quá trình hỗ trợ cũng bị gián đoạn. Áp lực này càng tăng trong mùa cao điểm hoặc khi nhiều sự kiện diễn ra cùng lúc, khiến nhu cầu sử dụng thiết bị và lưu lượng trao đổi nội bộ tăng đáng kể.

Đó là lý do Pao’s Sapa cần bổ sung thêm bộ đàm, mở rộng năng lực liên lạc và duy trì sự phối hợp ổn định giữa các bộ phận trong suốt quá trình vận hành.

Địa hình và kiến trúc ảnh hưởng đến vùng phủ sóng như thế nào?

Pao’s Sapa được xây dựng theo địa hình sườn núi với kiến trúc uốn lượn và nhiều cao độ. Đây là đặc điểm tạo nên dấu ấn của công trình, đồng thời cũng gây nhiều thách thức cho hệ thống liên lạc vô tuyến.

Tầng hầm kỹ thuật, phòng chức năng, hành lang dài, vách bê tông dày và các lớp kính có thể làm tín hiệu suy hao hoặc tạo ra những khu vực liên lạc không ổn định.

Bên cạnh yêu cầu về vùng phủ, hệ thống còn phải đáp ứng cách tổ chức vận hành của khách sạn. Mỗi bộ phận cần nhóm liên lạc riêng, nhưng vẫn phải phối hợp nhanh khi phát sinh yêu cầu liên phòng ban.

Do đó, phương án mở rộng không chỉ là bổ sung thêm máy. Hệ thống cần bảo đảm khả năng tương thích, phân luồng thông tin rõ ràng, âm thanh dễ nghe và vận hành ổn định trong các ca làm việc.

Vietnam Telecom khảo sát và đánh giá hệ thống hiện hữu

Với Vietnam Telecom, lựa chọn thiết bị là bước sau cùng. Trước đó, đội ngũ kỹ thuật cần đánh giá hiện trạng công trình và hệ thống đang sử dụng.

Tại Pao’s Sapa Leisure Hotel, các hạng mục khảo sát gồm:

• Kết cấu và mặt bằng các khu vực vận hành.
• Vùng phủ sóng tại những vị trí quan trọng.
• Các điểm có nguy cơ suy hao hoặc gián đoạn tín hiệu.
• Tình trạng hệ thống bộ đàm hiện hữu.
• Cấu hình kênh liên lạc giữa các bộ phận.
• Khả năng mở rộng mà không ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn.

Kết quả khảo sát là cơ sở để Vietnam Telecom lựa chọn thiết bị, cấu hình kênh và xây dựng phương án triển khai phù hợp với quy trình hiện có.

Giải pháp giúp các bộ phận phối hợp thông suốt

Sau khi đánh giá hiện trạng, Vietnam Telecom đề xuất bổ sung bộ đàm Motorola và đồng bộ với hệ thống đang sử dụng.

Cải thiện liên lạc tại các khu vực vận hành trọng yếu

• Thiết bị được lựa chọn có khả năng thu phát ổn định trong môi trường nhiều vật cản. Sau khi cấu hình, các máy được kiểm tra thực tế tại tầng kỹ thuật, hành lang, khu dịch vụ và khu vực trên cao.
• Mục tiêu là cải thiện khả năng liên lạc tại những vị trí thường xuyên phát sinh yêu cầu vận hành, thay vì chỉ dựa vào thông số lý thuyết của thiết bị.

Hỗ trợ trao đổi rõ ràng ở mức âm lượng phù hợp

• Trong môi trường khách sạn cao cấp, nhân viên cần nghe rõ nội dung nhưng không gây ảnh hưởng đến không gian phục vụ khách.
• Khả năng xử lý tạp âm của thiết bị giúp cải thiện độ rõ của giọng nói tại khu vực đông người hoặc khi diễn ra sự kiện. Nhân sự có thể trao đổi ở mức âm lượng phù hợp mà vẫn nắm bắt được thông tin cần thiết.

Đồng bộ với hệ thống bộ đàm cũ

• Thay vì thay mới toàn bộ, Vietnam Telecom cấu hình các máy bổ sung tương thích với hệ thống đang vận hành.
• Các nhóm liên lạc được giữ theo cách tổ chức hiện có của khách sạn. Nhờ đó, nhân sự không phải thay đổi thói quen sử dụng hoặc học lại toàn bộ quy trình trao đổi giữa các bộ phận.
• Phương án này giúp khách sạn mở rộng số lượng thiết bị, đồng thời kiểm soát chi phí đầu tư và tận dụng hạ tầng sẵn có.

Triển khai mà không làm gián đoạn hoạt động của khách sạn

Sau khi hoàn tất cấu hình, đội ngũ kỹ thuật Vietnam Telecom kiểm tra khả năng liên lạc tại các khu vực vận hành quan trọng.

Quá trình triển khai gồm:

• Kiểm tra chất lượng tín hiệu giữa các khu vực.
• Rà soát từng nhóm kênh liên lạc.
• Kiểm tra khả năng tương thích với thiết bị hiện hữu.
• Hướng dẫn nhân sự sử dụng và quản lý thiết bị.
• Bàn giao hệ thống sau khi hoàn tất kiểm tra thực tế.

Việc bổ sung được thực hiện trên nền tảng hệ thống đang có. Khách sạn không phải dừng hoạt động hoặc thay đổi quy trình vận hành trong quá trình triển khai.

Kết quả sau khi đưa hệ thống vào vận hành

Sau khi bổ sung và đồng bộ thiết bị, hệ thống đáp ứng tốt hơn nhu cầu liên lạc trong hoạt động thường ngày, mùa cao điểm và các sự kiện quy mô lớn.

• Hạn chế tình trạng thiếu máy khi tăng ca hoặc tổ chức sự kiện.
• Các bộ phận tiếp nhận đúng thông tin theo nhóm liên lạc đã phân chia.
• Giảm phụ thuộc vào điện thoại cá nhân trong quá trình điều phối.
• Bộ phận Kỹ thuật nhận yêu cầu sớm hơn để chủ động xử lý.
• Nhân sự không phải thay đổi quy trình liên lạc đang áp dụng.
• Hệ thống mới tiếp tục sử dụng đồng bộ với thiết bị hiện hữu.

Vietnam Telecom đã tư vấn và triển khai giải pháp cho nhiều mô hình như:

• Resort ven biển có nhiều khu villa tách biệt.
• Khách sạn cao tầng có tầng hầm và khu kỹ thuật.
• Khu nghỉ dưỡng diện tích lớn, chia thành nhiều phân khu.
• Khách sạn kết hợp trung tâm hội nghị và sự kiện MICE.
• Khách sạn trong khu đô thị có môi trường vô tuyến phức tạp.

Với resort ven biển, bài toán thường nằm ở khoảng cách giữa các khu villa, bãi biển, xe điện và khu dịch vụ. Với khách sạn cao tầng, trọng tâm là vùng phủ giữa tầng hầm, khu kỹ thuật và các tầng trên cao. Trong các tổ hợp MICE, hệ thống phải đáp ứng lưu lượng trao đổi lớn và khả năng phân chia nhóm liên lạc rõ ràng. Do đó, mỗi dự án đều cần được đánh giá riêng về kết cấu, phạm vi sử dụng, số lượng nhân sự và quy trình phối hợp trước khi lựa chọn thiết bị.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng hoặc mở rộng hệ thống bộ đàm cho khách sạn, hãy để đội ngũ kỹ thuật Vietnam Telecom khảo sát thực tế và tư vấn giải pháp phù hợp nhất. Chúng tôi không chỉ cung cấp thiết bị chính hãng mà còn đồng hành từ khâu khảo sát, thiết kế hệ thống, cấu hình, lắp đặt đến hỗ trợ vận hành lâu dài.